Evidence oddílů Svazu kulturistiky a fitness České republiky, to jsou v současné době dvě velké složky plné evidenčních listů, které předsedové či zástupci oddílů zaslali v písemné podobě při poslední aktualizaci oddílů, která probíhala v roce 2007.
Nahlížet ale do tištěných podkladů je při každodenní práci sekretariátu značně nepraktické, nemluvě o tom, že jak pro předsedy oddílů tak pro závodníky jsou v současnosti používané postupy (např. při prodlužování registračních průkazů závodníků), zbytečně komplikované. Závodník musí (a minimálně v první polovině roku 2012 i muset nadále bude) vyplnit pro prodloužení registrace tištěný formulář, ten nechat potvrdit předsedou oddílu, dále jej (spolu s dalšími podklady) poslat poštou na sekretariát, tam je registrační průkaz ručně vystaven (nebo prodloužen), vložen do obálky a zaslán závodníkovi zpět. Postup značně nesnadný a samozřejmě i časově (a finančně) náročný.
I proto je jedním ze základních cílů výkonného výboru SKFČR pro rok 2012 převést naprostou většinu agendy do elektronické podoby. Např. výše zmíněné prodloužení registrace závodníka tak půjde udělat doslova „na pár kliknutí“ z jakéhokoliv počítače připojeného k internetu během několika málo minut. Stejně tak většina změn spojených s oddílem bude pro předsedy či zástupce oddílů znamenat jen obyčejnou úpravu v internetovém formuláři.
Pro zavedení plně elektronického systému evidence veškerých záležitostí Svazu kulturistiky a fitness České republiky je ale nutné začít od úplného základu - a tím je bezchybná evidence oddílů v elektronické podobě. A právě ta je v těchto dnech a týdnech (v průběhu února a března 2012) aktualizována.
V jakých krocích bude aktualizace evidence oddílů probíhat?
- 1) Veškeré písemně založené evidenční listy budou převedeny do elektronické formy a údaje z nich budou přepsány do elektronické databáze. Tato databáze je v tuto chvíli dokončena a prozatím ve velmi omezení formě zpřístupněna na webu SKFČR.
- 2) Zástupci všech oddílů budou (v naprosté většině případů korespondenční formou) požádáni o doplnění údajů a jejich aktualizaci se současným stavem.
- 3) Zástupci oddílů dostanou unikátní přístupové údaje (jméno a heslo) pro přístup do chráněné části webových stránek SKFČR, kde najdou jednak informace určené pouze jim a kde budou moci v případě jakýchkoliv změn zadat žádosti o jejich provedení v elektronické podobě. Ze stejného místa budou moci vycházet při čerpání výhod, které jsou pro oddíly (a jejich členy) v současnosti připravovány.
- 4) Celá nová evidence bude důsledně zkontrolována Revizní komisí SKFČR.
Co vše nový systém přinese?
- 1) Výrazné usnadnění pro závodníky při zařizování jejich registrací pro rok, ve kterém se chtějí účastnit závodů.
- 2) Zpřístupnění řady výhod oddílům i všem jejich jednotlivým členům. V současnosti jsou v jednání slevy na kurzy trenérů, výživových poradců apod., zároveň ale také slevy u partnerů svazu (ať už při nákupu např. sportovní výživy, sportovního oblečení či posilovacích strojů), v neposlední řadě budou moci oddíly využívat slev dojednaných s partnery v dalších různých oblastech (slevy poskytované portálem Seznam.cz a řadou jejich služeb atd.)
- 3) Mnohem lepší informovanost celé členské základny o všech událostech spojených s činností SKFČR.
- 4) V neposlední řadě se již nebude moci stát, že se ve výsledkových listinách objeví chyby ve smyslu překlepů ve jménech závodníků, oddílů a podobně (vše totiž bude vycházet z jediné elektronické databáze a to i přímo na soutěžích při prezentaci závodníků, vytváření startovních a výsledkových listin, tištění diplomů atd.).
- 5) Též se výrazně zlepší možnosti nových zájemců o start na soutěžích při kontaktování oddílů v jejich okolí.
Pokud se v tuto chvíli podíváte do pracovní verze databáze oddílů aktualizovaných v těchto dnech a týdnech, figuruje v ní celkem 314 subjektů. Pokud v nich najdete jakoukoliv chybu, bude dostatek času ji opravit ve chvíli, kdy budeme kontaktovat předsedu či zástupce oddílu s žádostí o aktualizaci (zmíněný únor a březen 2012). V případě ale, že v tomto pracovním seznamu Váš oddíl nefiguruje, jedná se zřejmě o chybu a je nutné, aby zástupce oddílu kontaktoval sekretariát.
O dalším vývoji elektronizace evidence SKFČR, která - jak pevně věříme - velmi výrazně zefektivní práci SKFČR a nastaví zcela nový způsob práce s oddíly a jejich členy (a především práce pro oddíly a jejich členy), Vás budeme průběžně informovat.
